より早く、効率的に。仕事が片付く「マイクロプロダクティビティ」

より早く、効率的に。仕事が片付く「マイクロプロダクティビティ」

  • ライフハッカー[日本版]
  • 更新日:2021/06/10

「そんな気分じゃないから」と仕事を先延ばしにしていると、仕事はどんどん山積みに。その結果、いらぬストレスやフラストレーションが溜まります。

これは、「マイクロプロダクティビティ」で解決するかもしれません。マイクロプロダクティビティとは、一気に仕事をやるのではなく、ほんの少しずつ小分けにしてやるという意味です。

この言葉の意味は、人によって少し異なることもあります。

会社の場合は大きなタスクを小さく分解することで、個人の場合は1日5〜10分間何かクリエイティブなことをするという意味になることもあります。在宅勤務中の場合、会議の合間に洗い物をすることかもしれません。

マイクロプロダクティビティの生かし方

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Image: MakeUseOf

マイクロプロダクティビティという考え方は、仕事のストレスや負荷を減らします。

熱意を持ってできることを短時間やる、ということでもあります。大きな仕事を細分化することで、毎時間少量の仕事をするとか、休憩中に雑事をすませるというような意味でもあります。

そして、マイクロプロダクティビティは「マイクロタスキング」によって実現できます。

マイクロタスキングとは?

マイクロタスキングには、企業的側面と、クリエイティブな側面があります。企業的側面というのは、雇用主のために行なう日々のタスクのこと。クリエイティブな側面というのは、マイクロタスキングの活用の仕方です。

いくつかの例を見ながら考えていきましょう。

1. 企業が取り組むマイクロタスキング

Microsoft Researchのチームによると、同社はFacebookフィードに軽めのWord書類を紛れ込ませ、その人が先延ばしにしている仕事を終わらせるよう促す、という方法を考え出していました。

この先延ばしにしている仕事とは、ちょっとした文章の編集や、誰かに何かを伝えること、書類をメールで送ることなどです。AIが社員のFacebookフィード上に、このような小さなタスクを表示するのです。

編集が必要な2〜3行の文章や、書類のとあるコメントなどを表示します。社員は、タブを切り替えずにこうしたマイクロタスクを完了することができるのです。

2. 個人のマイクロタスキング

個人では、小説家を例に考えてみましょう。

小説家は生まれながらのマイクロタスカーです。小説家が一気に小説全体を書き上げるところを見た人はいないでしょう。たいてい、昼間は仕事をして、そして夜に1〜2章分書くのです。

AIが関わることはありませんが、やっていることは同じです。

「Habitica」「HabitHub」「Todoist」など、タスク管理のアプリはたくさんあります。このようなアプリを使って、タスクを分解し、スケジュールを作成することができます。

マイクロタスキングのはじめ方

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Image: MakeUseOf

マイクロタスキングをするにあたって、押さえておくべき点は以下の通りです。

1. アクションプランを作成する

段階的に分解したタスクを準備をしましょう。

ほとんどの場合、タスクについて熟知している時は誰もアクションプランは作成しません。そのため、同じようなタスクでも別のやり方でやってしまうことがあります。

タスクに名前をつけ、一般化することで時間を節約することができます。

たとえば、SNSキャンペーンの文章を10本書く仕事をするとします。リサーチ、マーケット戦略、事例、説明、行動換気など、すべてのキャンペーンで使う汎用性のある言葉を書き出します。これが段階的に分解するという戦略です。

2. 意識を分散させる

スマホは、意識を集中させるのではなく分散させることの方が多いです。

テレビを見たり、電話で話したりしながらスマホを使うことがあります。これを、雑事をこなすために活用するのです。

たとえば、TVのCM中にメールを返信する、というようなことです。

3. タスクの順番を決める

マイクロタスクを複雑さで分類します。

複雑でない仕事から始め、徐々に複雑な仕事に移ることで、仕事に“流れ”や“勢い”ができます。複雑な仕事が終わるまで集中力が安定するでしょう。

“マイクロプロダクティブ”になる

マイクロプロダクティビティの目標は、常に忙しくすることではありません。生産性の高い一瞬からやる気が生まれます。

また、同僚とマイクロタスクを分けて楽しい活動にすることもできるでしょう。共同作業をすることで、よりクリエイティブになり、退屈ではなくなります。

タスクを分割するのに使えるアプリがいくつかあります。また、リマインダーや習慣を記録するアプリなども使うことができます。悩みが減れば、それだけ健康になります。

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仕事が早く終わる人、いつまでも終わらない人の習慣

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Source:Microsoft

Original Article:What Is Microproductivity? How to Get More Things Done Quicklyby MakeUseOf

的野裕子,MakeUseOf

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