「仕事ができる人」の話し方とは? 説明上手になる3つのポイント

「仕事ができる人」の話し方とは? 説明上手になる3つのポイント

  • fumumu
  • 更新日:2021/10/14
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(whyframestudio/iStock/Getty Images Plus/写真はイメージです)

複数の人と関わりながら仕事をしている中では、自分以外の人になにかを説明しなくてはいけない状況も多々あります。相手にスムーズに理解してもらうには、なにを意識して言葉を選べばいいのでしょうか?

「仕事ができる人」の説明の仕方を、fumumu取材班が聞いてきました。

(1)曖昧な言葉は使わない

「仕事ができるイメージの人は、説明のときに具体的な言葉を使う人が多いです。『数字で〇〇と出ているので、A案のほうがいいですね』とか『〇日までに終わっていれば問題ありません』とか。

数字を用いて説明してくれたり、言葉をハッキリ言い切ってくれるから、聞いていて安心できるんです。反対に『たぶんこうだと思います』『だいたいこんな感じで…』と曖昧な言葉を使われると、この人を信用して大丈夫だろうか? と不安になってしまいます」(30代・女性)

関連記事:「説明しているつもりなのに…」 言い訳だと思われない話し方のコツ

(2)結論から述べる

「結論から述べてくれる人のほうが、聞いていてスッと話が頭に入ってきます。こちらも常に集中力を維持しているわけではないので、結論にたどり着くまでが長いと、途中で意識が他にそれてしまったりするんですよね。

時間や余裕がないときだと、結局なにが言いたいの? とイライラする可能性もあるから…。まずは絶対に伝えたいことを先に言ってくれる人のほうが、一緒に働きやすいです」(20代・女性)

(3)根拠を考える

「働くうえでは、誰かを説得しなくてはいけない局面も多いと思うんです。組織の中で働いている以上、自分の直感だけで仕事することはできないから。

自分が選んだ選択肢に対しての根拠がしっかりしていると、相手も理解しやすいと思いますよ。『こうしたいです』だけではなく、『こうしたいです。根拠はこうです』と結論と根拠をセットで伝えると、より納得してもらえるんじゃないでしょうか。

仕事だけではなくても、物事に対して『なぜ? どうして?』を考えるようにすると、自分なりの根拠を持てるようになると思いますよ」(20代・女性)

「だぶん」「だと思う」「気がする」などの曖昧な言葉を多用していると、聞いている相手は「この人、自信がないのかな?」と不安になってしまうのかもしれません。

相談ではなく説明をするのなら、内容を自分の中で整理してから相手に話しかけたほうがお互いのためになりそうですよ。

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(文/fumumu編集部・nana

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