大切なビジネス書類こそクラウドストレージで管理すべき理由

大切なビジネス書類こそクラウドストレージで管理すべき理由

  • @DIME
  • 更新日:2017/11/14

今や書類整理の基本はどう分類するかではなく、いかに効率的に管理し、活用しやすくするか。その意味でメリットが多いのが、サイトでユーザー登録すれば今すぐ使えるクラウドストレージだ。

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◎クラウドに預ければ書類整理の概念が変わる

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マーケティング・PR会社を経営する村上さん。社内での情報共有にも、取引先とのやりとりにも、「今やクラウドストレージは欠かせない」と話す。大切なビジネス書類を預けることに不安を抱く人も多いが、「逆に大切な書類こそ、クラウドにバックアップすべき」という。

「万が一データを消してしまったり、PCが壊れることがあっても、バックアップがあれば安心。多くのクラウドサービスはPCに保存すると同時に、クラウドにも保存される同期機能を持っていて、バックアップしている感覚すらありません。このように自然に使え、かつデータ共有がカンタンで、検索機能の充実したサービスを活用すれば、書類整理の概念が変わる。煩雑な書類の扱いがラクになって、仕事を効率化できます」

【ローカルとクラウドで書類を同期する】

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多くのクラウドサービスは、PCとクラウドの間でデータを自動的に同期できる機能を備えている。機能を追加するとPCにクラウドにつながるフォルダーが作成され、ローカルのフォルダーと同じように扱える。保存したデータは自動的にクラウドにも保存される仕組み。

〈クラウド整理のメリット〉

(1)どこからでも閲覧、編集できる
クラウドストレージへはPCはもちろん、スマホからもアクセス可能。書類をコピーして持ち歩く手間がないため、常に同じ場所にある最新の書類を扱うことができる。

(2)データをなくすリスクを軽減
万が一のトラブル時も、クラウドにバックアップがあれば安心。データをクラウドから動かすことなく作業できるので、データを紛失するリスクもぐっと低くなる。

(3)ほかの人との共有もカンタン!
クラウドストレージを介してデータをやりとりできるので、メールに添付するのに比べ、大容量データも取り扱いがラク。クラウド上で共同作業することもできる。

(4)検索機能が充実している
細かくフォルダー分けしなくても、検索機能が充実しているので、必要なデータがカンタンに見つかる。フォルダー分けは自分なりのルールでカンタンに、でOK。

《どこにまとめる? どう整理する?〔達人が教える〕4大クラウドサービスのツボ》

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【OneDrive】

◎OSに統合されているクラウドサービス

数あるクラウドストレージサービスの中でも、Windowsユーザーにとって最も身近な存在なのが、マイクロソフトの「OneDrive」だ。Windows 8以降はOSの一部として統合されていて、インストールも不要。PCに「Microsoftアカウント」を使ってログインするだけで、PC内のフォルダーとクラウドを同じように利用できる。

村上さんのおすすめポイントは、Word、Excel、PowerPointといったOffice文書との親和性がとても高いこと。PCで作成した文書のデフォルトの保存先が、「OneDrive」のドキュメントフォルダーになっているため、「特に意識することなく、自然かつ確実にクラウドへ保存できる」という。またブラウザーを使って「OneDrive」にアクセスしOffice文書を開くと、OfficeソフトがインストールされていないPCでも、ブラウザー上で文書の閲覧や編集が可能だ。

ほかに写真の内容を解析して自動でタグ付けする機能などもあり、オフィス文書以外のデータ整理もラクにできる。5GBまでは無料で使えるほか、有料プランでは月額170円で50GBまで利用できる。

《クラウドサービスであることを全く意識せずに使える》

●PC内のフォルダーがクラウドに直結しているイメージ

初めからOSに「OneDrive」が組み込まれていて、ドキュメント、フォト、ミュージックなどのフォルダーが用意されている。ここにファイルを入れると自動的に「OneDrive」に保存されるようになっている。

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WordやExcelで作成した文書を保存しようとすると、保存先に「OneDrive」が選択されている。意識することなくクラウドに保存できる。

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●Office文書とも相性抜群でそのまま編集もできる

ブラウザーから「OneDrive」にアクセスして、ブラウザー上でOffice文書を開くと、Office Online(ブラウザー上で利用できるOfficeソフト)が起動して、編集ができる。

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[Windows Mobile]   [Android]        [iOS]

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スマホからもアクセスでき、Office文書の中身をチェックできる。出先での急な書類のやりとりにも、迅速に対応できるようになる。

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●幅広い端末で専用アプリが利用できる

マルチデバイスに対応し、スマートフォンやタブレット、さらにMacも専用アプリをインストールすれば「OneDrive」と同期することができる。

[Mac]

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【Dropbox】

◎同期のスピードが速く安定感に定評あり

「データの同期が速くてエラーも少なく、最も安定して利用できるサービスのひとつ」と、村上さんイチオシなのが「Dropbox」。「OneDrive」同様、PC内の特定のフォルダーに保存したデータが、自動的にクラウドにも保存される仕組み。PC内のデータを間違えて上書きしてしまっても、ブラウザーからアクセスすれば、前の状態に復元できる便利な機能もある。2GBまで無料で使え、有料プランは月額1200円か、年1万2000円で、1TBまで利用できる。

《使いやすく、いざという時も安心。人気の定番ストレージサービス》

●同期のスピードが速く、非常に安定している

PCに「Dropbox」をインストールすると、Dropboxフォルダーが作成され、そこに保存したものがクラウドと同期するようになる。タスクバーから同期の状態をチェックしたり、設定変更が可能。

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●いざという時のバックアップ機能が強力

ブラウザーからアクセスして、PCで削除してしまったデータを復元することが可能。更新の履歴が30日分残っていて、元に戻せる。

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●さらに、ほかの人との共有もカンタン!

メールアドレスを指定するだけで、フォルダーやファイルごとの共有がカンタンにできる。相手がDropboxユーザーでなくてもOKだ。

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【Googleドライブ】

◎ブラウザー上で使いやすく共同作業がしやすい

パソコンに機能をインストールして、ローカルフォルダーとクラウドを自動同期することもできるが、どちらかというとブラウザーからアクセスした際に利用しやすいサービス。保存したワープロや表計算などのビジネス書類をブラウザー上で編集できるので、「複数の人との共同作業がカンタンにできる」と村上さん。またGmailユーザーはメールの添付ファイルを、そのままダイレクトに「Googleドライブ」に保存可能。Gmailと共通で15GBまで無料で利用できる。

《添付ファイルの保存にも便利なのでGmailユーザーは使わないと損》

●サムネイル表示で文書の中身が見える

ブラウザー上での使いやすさはピカイチ。ファイルのサムネイル表示ができるので、データをダウンロードしなくても中身がわかる。グーグルのサービスだけに、検索機能も充実していて探しやすい。

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●添付メールからカンタンに保存できる

Gmailで受け取った添付書類を、PCにダウンロードすることなく、直接「Googleドライブ」に移動できる。保存先のフォルダーを指定することも可能だ。

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●ほかの人と一緒に編集できる

クラウド上で表計算データの作成・編集ができ、複数の人と共同作業するのにも便利だ。

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【iCloud Drive】

◎『iPhone』ユーザー向けシンプルなストレージ

『iPhone』のバックアップに便利な「iCloud」の中で、プレゼン資料や表計算データ、PDF、画像など、様々な種類のファイルをまとめて保存&共有できるのが「iCloud Drive」だ。PC内の専用フォルダーに保存したデータを『iPhone』から閲覧するといった使い方ができ、「PCで作成した文書を、『iPhone』で持ち歩きたいといった時に便利なサービス」と村上さん。PCはMacだけでなく、Windowsでも利用可能だ。5GBまで無料。

《PC内に作成したファイルを『iPhone』からチェックできる》

●Macからの同期がシームレス

「OS X Yosemite」以上のMacでは、iCloudの設定画面で「iCloud Drive」をオンにするだけで利用可能。「Finder」から「iCloud Drive」を開き、ここにファイルを追加するとクラウド保存される。

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●Windowsともカンタン同期

Windowsでも「iCloud」をインストールすれば利用できる。「お気に入り」や「クイックアクセス」から、フォルダーにアクセス可能。

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「iCloud」の設定画面で、同期する項目の「iCloud Drive」にチェックを入れると、PC内に専用のフォルダーが作成される。

[紙の文書もカンタンデジタル化]スキャナーからダイレクトにクラウドへ

紙の書類もデータ化してクラウドにアップしておけば、紙で持ち歩く手間が省け、紛失のリスクもなくなる。OCR機能を備えたスキャナーや、画像内の文字も検索できるクラウドサービスを使えば、目当ての書類がすぐ探せるので、整理も不要に。見たい時にいつでもどこでも、様々なデバイスから取り出せるので、管理や取り回しがぐっとラクになる。

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様々な文書をノートとして保存できる、クラウドサービス「Evernote」では、画像内の文字も検索可能。清書されたものなら手書きの文字もヒットする。

●PFU『ScanSnap iX500』オープン価格(実勢価格約4万8000円)

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大量の紙資料をデジタル化できる、OCR対応の高速ドキュメントスキャナー。取り込んで、スマホにダイレクトに表示できる機能も。

●スマホ向けアプリ『Cam Scanner』

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スマホのカメラを使ってスキャンする定番アプリ。自動でOCR認識する機能が利用できる。iOS、Android対応。無料。

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クラウドの達人

カーツメディアワークス代表取締役

村上 崇さん

複数のクラウドサービスを使いこなす。著書に『クラウド情報整理術』『あたらしいWebマーケティングハンドブック』ほかがある。

文/編集部

※記事内のデータ等については取材時のものです。

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