「人手不足」で仕事を回し続けるデメリット

「人手不足」で仕事を回し続けるデメリット

  • マイナビウーマン
  • 更新日:2021/02/23

今回のお仕事ハックは、「人手不足で仕事が終わらない」というお悩みに、外資系OLコラムニストのぱぴこさんがアドバイス。

転職人手不足で仕事が終わらない

職場が慢性的な人手不足で仕事が終わらず、毎日の残業が苦痛です。同じチームで時短勤務のママさん社員が働いているのですが、その方は子育て中なので16時になったら退勤してしまうし、お子さんの体調不良や保育園からの呼び出しで早退することもしばしば。

そんな時、フォローに回るのは私なので、自分の仕事も終わらず正直大変です! 時短勤務のママさんにも気を使わせたくないし、うまく仕事を回せるようになりたいのですが、どうしたらいいでしょうか……?

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そもそもリソースが足りていない問題ですね。はっきり言ってマネジメント(職場の管理職)の問題で、相談者や時短勤務者の問題ではないです。

■リソースがひっ迫すると、全員が苦しむことに

相談者さんは自分の仕事と時短勤務者の仕事をやる状態にしばしば陥るわけで、1.5倍程度の業務を実行していることになります。

だからといって、時短勤務者に対して「早く来て」「終わるまでやって」と言うのはお門違い。相手は「育児」という別のイベントにリソースを割きたいから、給与や勤務時間を削る選択をしている状況。堂々巡りですね。

通常勤務を1とすると、時短勤務者の業務量はおおよそ0.6程度であってしかるべき。勤務時間も給与もそのように設計されているはずです。

しかし、なぜか欠けた0.4を埋めるための体制や仕組みを設計せずに、業務を継続する職場は多く、相談者さんもこの罠で苦しんでいます。

3名の通常勤務者で回していた業務量を、2名と1名の時短勤務者で回そうと思ったら、この時点でリソースは枯渇してしまいます。当たり前の算数なはずですが、なぜか人はリソース配分調整(残り2名に0.2ずつ乗っける)形で帳尻を合わせようとします。

こうなると、元々1の仕事をしていた人は恒常的に1.2の仕事をすることになり、つらくなっていきます。また、一番の悪影響は頭で分かっていても、「時短」という形を取ることで自分に業務負担を強いる相手をじわじわと憎んでしまうことでしょう。

■自分の負担が大きいことは上司にエスカレーションする

合理的な判断としては、リソースが足りていないことの材料をそろえて上司にエスカレーションし、自分の問題から上司の問題にすり替えることが有効です。

しかし、伝え方や材料の持っていき方を間違えると「大変なのは分かるけど、うまく分担して頑張って」的な「は? その分担と頑張りは私がやるわけ? は?」という何の解決にもなっていない頑張るソリューションを提示されて終わりになるリスクがあります。

自分の仕事、時短勤務者の仕事を少なくとも1週間程度書き出し、どこでどの程度肩代わりが発生し、自分の負担が上がっているかを事実に基づいてインプットする準備はするに越したことはありません。

■チーム内でヘイトをためないように、回る仕組みを作る

どうするか? は結局のところ大変面倒でもチームなり部門なりで「無理せず回る状況にする」ことを目指すしかありません。

1. 不要な業務があるならば削るなど、業務量の見直しをする2. 締切がタイトなものは優先的に通常勤務者が担当する3. リモート勤務ができるのであれば、リモートも活用する4. 派遣や異動などで単純にリソースを増やす

自分である程度整理してたたき台を作るか、チームを巻き込んだ解決方法をプロジェクト化するか、ある程度プロアクティブに動く(※)ことが求められる可能性はあります。

※起こる事態を先読みして積極的に動くこと

また、チーム全体で「皆で楽になる方法を作ろう」とポジティブな土台を築いて進めないと、誰かがやり玉に挙がってしまう危険性があるのでその点は注意が必要です。

■最終手段は「無理して回すことをやめる」

悲しいかな、どんなに準備をしても頑張って回してしまっていると「なんとかなるでしょ」「今回っているじゃん」と人員を補充してもらえないことがあります。

その場合は誰かが我慢し続ける状態になってしまうのですが、これはよろしくありません。

で、どうするか。最終手段は「無理して回すことをやめる」です。もちろんいい方法ではないのですが、「回っているように見える限り、補充されない」というのはよくあることです。

最終手段ではありますが、ある程度取り組みを頑張ってみても芽が出ないようであれば、「無理です!」を知らしめる休暇を取り「この状態では続けられません」という交渉カードを手に入れる道があることは覚えておいてください。

Point.

・時短勤務者がいる=リソースは足りなくなるもの・リソース配置は上司(管理職)に解決策を設計させる・チームを巻き込んで回る仕組みを作る・改善の見込みがない場合は「無理に回すことをやめる」

(文:ぱぴこ、イラスト:黒猫まな子)

マイナビウーマン編集部

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