予定通りに仕事を終われない人の残念な共通点

予定通りに仕事を終われない人の残念な共通点

  • CHANTO
  • 更新日:2020/09/15
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仕事を予定通りこなすために“作業時間の予測”は欠かせませんが、「実際に取り掛かってみたら、大幅に予定していた時間を過ぎてしまった…」というケースも少なくありません。作業時間の予測が苦手な人は、どのように克服すればいいのでしょうか。

スケジュールが大幅に狂う!?

デザイナー職として勤務する女性は作業時間の予測が苦手なため、いつも実際の作業時間がオーバーしてしまうそうです。「『〇時までには終わらせよう』と思って目標を立てているのですが、気づいたら予定の2倍近く時間がかかっていることもあります…。会社にも迷惑をかけてしまっているので、ぜひ改善の仕方があれば教えてください」と、周囲に助けを求めていました。

彼女と同じく、適切な作業時間を予想できない人からは「見通しを立てながら仕事をしたいのに、作業時間が想定と違いすぎてスケジュールが大幅に狂う…」「上司に『大体〇時間くらいで終わります』と言ったにも関わらず、間に合わなかった時は本当に絶望的」といった声が上がっています。

>>NEXT 時間を超えないための対策は?

事前の報告や相談が大事!

作業時間の見積もりを間違えてしまうことは誰にでもありますが、予測ミスが何度も続いたりクライアントへ申告した期日に間に合わない場合は大問題ですよね。

トラブルに発展しないための対策として、「自分が予想する時間より、少し長めに見積もっておけばいいんじゃない? 早く終わる分には問題ないと思うよ」「いつもかかってる時間の平均を割り出せば、そこまで予測がずれることはなくなるはず」などの意見が寄せられていました。

ほかには、「作業時間が大幅に超過するのは、単に仕事が遅い可能性もある。予定通りに業務を進めるのもビジネススキルとして重要だから、まずは『何が原因で遅くなったのか』をしっかり考えてみて」「どうしても遅れそうな場合は、上司にすぐ報告や相談をした方がいい。会社全体のスケジュールにも影響が出るし、自分の力じゃどうしようもできない時に1人で抱え込むのはNGだよ」といった注意を喚起する声も上がっています。

>>NEXT 改善に役立つ「ストップウォッチ法」って?

“時間の意識”は最重要!?

作業時間の予測と実際にかかった時間が多少ズレても調整できるように、“設定時間に余裕を持たせる”ことができれば問題ないのですが、あらかじめ期日や期限が決められているケースも多いはず。時間の見積もりがいくらうまくなったとしても、やはり“作業スピード”を早めることが必要不可欠です。

この課題の解決の糸口として、ネット上では「ストップウォッチ法」を提案する声が見られました。

「ストップウォッチ法」とは、その名の通り、ストップウォッチを用いて各作業にかかった時間を計っていく方法。どの業務に多くの時間を費やしているのかが明確になるだけでなく、仕事をおこなううえで常に時間を意識することができるようになる、というメリットもあります。「ストップウォッチ法」で時間に目を向けられるようになれば、作業スピードの改善に繋がるかもしれません。

作業時間を予測する能力はもちろん、予定通りに作業を進めるスキルも高めていきたいですね。

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文/古山翔

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