会社では教えてくれない〝快速エクセル〟仕事術

会社では教えてくれない〝快速エクセル〟仕事術

  • @DIME
  • 更新日:2018/01/12
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学生時代からスマホを使いこなし、秒速でメールを打てるイマドキの若手社会人。反面、パソコンの基本的な実務アプリ、特にエクセルをさわったのが入社してから、という人が多いという。

上司も手取り足取り教えてくれるとは限らず、入門書を見ながら悪戦苦闘するハメになるが、この入門書があまり読む気になれない内容だったりする。

今回紹介する新刊『快速エクセル 会社では学べない一生モノの時短術』(美崎栄一郎著/インプレス)は、これまでの無味乾燥なエクセル入門書のイメージを覆す一冊。販促グッズ会社に転職した田所俵太が、日々「エクセル初心者あるある」の壁にぶち当たりつつ、エクセルエキスパートへと成長するさまを描き、読者は自然とエクセルに習熟できる構成になっている。

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著者で、商品開発・経営コンサルタントの美崎栄一郎氏は、会社員時代にエクセルを「いかにスピードアップさせるかを徹底的に実践」し、相当な業務量がありながら定時退社を実現した、時短の達人。

詳細は本書をお読みいただくとして、今回は住所入力の場面で、即使えるテクニックをいくつか紹介したい。

●エクセルの起動はショートカットキーで!

エクセルを起動するのに、いちいち「すべてのアプリ」からアイコンを探してクリックしていないだろうか?

これからエクセルを毎日使うのであれば、ショートカットキーで起動できるようにしたい。まずエクスプローラーからエクセルのアイコンを探し、右クリックして「その他」→「タスクバーにピン留め」をクリック。するとタスクバーにエクセルのアイコンが登場する。

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以降は、キーボードの「Windowsロゴ」+数字キーで立ち上がる。数字は、アイコンがタスクバーの左から何番目かによって決まり、上の例だと「Windowsロゴ」+「3」でエクセルが起動する。

●住所の地名は郵便番号から変換!

顧客リストなどを作成するときに、膨大な数の住所をエクセルに入力することがあるが、郵便番号から瞬時に変換できる。これには、(日本語入力モードで)郵便番号をセル内に入力して、スペースキーを押す。すると、変換候補に住所があるので、これを選択すればOK。

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●PHONETIC関数で郵便番号を一発で登場!

上とは逆に、セル内の住所情報から、手入力せずに一発で郵便番号を出すことができる。この場合、隣のセルに「=PHONETIC(対象範囲)」と関数を入力するだけ。

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●誤字修正にマウスは使わない!

郵便番号からでは、住所の番地や建物名までは自動入力とはいかないので、手入力がどうしても必要となるが、後で見つけた誤字はどう処理すべきだろうか?

もし、セルをマウスでダブルクリックして編集モード(カーソルが点滅)に切り替えていれば、手間がワンクッション余計にかかってしまっている。

そこで出番となるのがファンクションキーの「F2」。セル上で「F2」を押せば編集モードになる。これに限らず、マウスを使わないで済むものは、キーで済ませると時短につながる。

ちなみに、入力中の数字やカタカナを全角で変換したければ「F7」を押し、半角で変換したければ「F8」を押す。このやり方なら、スペースキーで変換候補から選ぶ手間を省ける。

本書では、このようなエクセル時短テクニックが78種類収録されており、「アンケートはがきの束は、郵便番号の先頭数字別に10束に仕分ける」、「書類の誤字は印刷して見つける」といった、アナログ的な時短Tipsも紹介されている。デスクの上に辞書代わりに常備しておくと、快速エクセルの達人へと最速で生まれ変われるはずである。

協力/株式会社インプレス

文/鈴木拓也
老舗翻訳会社の役員をスピンオフして、フリーライター兼ボードゲーム制作者に。英語圏のトレンドやプロダクトを紹介するのが得意。

※記事内のデータ等については取材時のものです。

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