定時で帰るための"エクセル時短"5大テク

定時で帰るための"エクセル時短"5大テク

  • PRESIDENT Online
  • 更新日:2019/06/13

謎解きイベントの企画を手掛けるクロネコキューブ代表の岡田充弘さんは、社員にITテクの習得を徹底させることで生産性を大幅に改善してきた。今回、その中でも特に頻繁に活用できて効果があるものを厳選。社長も社員も全員定時で帰れる会社が実践するエクセルテクとは――。

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※写真はイメージです(写真=iStock.com/utah778)

もはやビジネスシーンで説明の必要がないくらい有名な表計算ソフトのエクセル。標準で実に豊富な機能が備わっていますが、たくさん知っていればいいというものではありません。仕事の目的に応じて、最短最小限の技だけ使えれば問題ありません。

あれもこれも覚えようとすると、途中で挫折してしまうばかりか、いざという時に思い出せず、けっきょく中途半端な活用に終わってしまうことでしょう。以下に、日常使いする便利なエクセル技を5つ厳選してご紹介します。

1.エクセルを一発起動させる方法2つ

タスクバーに登録(図表1-1)

【Win+番号】

エクセルに限らず、利用頻度の高いアプリケーションのショートカットをタスクバーに登録しておくと、キー操作だけでアプリケーションを一発起動させられるようになります。登録はショートカットをドラッグアンドドロップで移動させるだけです。

登録後は、Windowsキーと左から数えた1から10までの登録順の数字との組み合わせで一発起動させることができます。たとえば一番左に登録したアプリケーションを起動させようと思えば、Windowsマークと数字の「1」を同時に押すと瞬時に立ち上がります。

【Win+T→上下左右キーで選択】

Windowsキーと番号との組み合わせの他、Windowsキー+Tを押してから、上下左右キーでアプリケーションを選択しで起動させることもできます。タスクバー上のアプリケーションが10個を超える場合や、同一アプリケーションで複数のファイルが開いている場合に大変便利です。

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プロパティにランチャー登録(図表1-2)

タスクバーに登録しきれない場合や、タスクバーにアイコンを置きたくない時は、アプリケーションのプロパティで設定し、ランチャー起動させることもできます。エクセルで設定するには、「スタートメニュー」からエクセルを選んで右クリックを押し、「プロパティ」を開きます。その後「ショートカットキー」欄に任意の文字(ここではエクセルの「E」)を入力して「適用」または「OK」を押せば完了です。

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登録後は、Ctrl+Altを押しながら登録した文字(E)を入力すれば、一発起動します。

2.入力時に役立つ一発コピペ(図表2)

コピー&ペースト(通称コピペ)の基本はCtrl+CとCtrl+Vですが、これ以外にも多くのコピー技があります。以下に、私が特によく使う9つのコピペ技を紹介します。

①真上のセルをコピペ Ctrl+D
②真左のセルをコピペ Ctrl+R
③セルを起点に複数セルにコピペ セルを起点に範囲選択してCtrl+D
④入力セルを起点に複数セルにコピペ 範囲選択してから文字入力してCtrl+Enter
⑤~⑨ 形式を選択して貼り付け Ctrl+C→Alt+E+Sからの
値の貼り付けは→V
書式の貼り付けは→T
コメントの貼り付けは→C
列幅の貼り付けは→W
行列を入れ替えは→E

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3.まとめて一気に書式変換する

セルの書式設定(図表3-1)

文字形式や文字配置の設定、フォント書式の変更、罫線の挿入、セルの塗りつぶしなど、フォントやセルまわりの細やかな設定作業がまとめて集約されているのが「セルの書式設定」です。以下にショートカットキーを使った設定方法をご紹介します。

書式変換したいセル範囲を選択→セル上でCtrl+1→「セルの書式設定」ウィンドウが開く→Ctrl+Tabでタブを切り替える→各種設定を実施→OK→選択範囲の書式が変更

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スタイルの設定(図表3-2)

「書式設定」は基本的にセル単位の設定ですが、これをブック単位でまるごと設定できるのが「スタイル設定」です。統一した書式で一覧や表を作りたい時は、最初にこの設定をしておくと、その都度設定しなくて済みます。以下にショートカットキーを使った設定方法をご紹介します。

Alt+Shift+7→「スタイル設定」のウィンドウが開く→書式設定→「セルの書式設定」ウィンドウが開く→(「セルの書式設定」で記載した内容を実施)→OK

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4.一瞬で行列を挿入する(図表4)

一覧表作成時などに、以下のショートカットキーを使って行列の挿入や移動を行えば、ミスなく効率的に作業を進めることができます。

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行列の選択

行の選択 目的の行上のセルで英数字モードでShift+Space
列の選択 目的の列上のセルで英数字モードでCtrl+Space

行列の挿入

目的の行列を選択→Ctrl+Shift++→選択行の上または選択列の左に新しく空白の行列が挿入
※複数の行列をまとめて実行することも可能

行列の削除

目的の列を選択→Ctrl+-→選択行列が削除
※複数の行列をまとめて実行することも可能

行列のコピー・切り取りと挿入

行列を選択→コピーまたは切り取り→移動先の行列を選択→Ctrl++→選択行の上または選択列の左に挿入

5.セル幅をストレス無く調整する(図表5-1)

複数列まとめて幅調整

Ctrl+Space→Shift+右で複数列を選択→列番号の境目をドラッグ→選択列の幅が等しく調整される

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管理一覧やフォーマットなど、見た目を整える場合に利用します。

複数列まとめて自動調整

Ctrl+Space→Shift+右で複数列を選択→列番号の境目をダブルクリック→選択列の幅が自動調整される

セル幅に文字が入り切らず、見えにくくなる場合に利用します。

特定セルを除いて列幅を自動調整

タイトルセルなどを除いて、列幅の対象となるセルを選択→ホーム(H)→書式(O)→列の幅の自動調整(I)→選択セルの幅が自動調整される

文字数の多いタイトルセルなどが含まれている場合の列幅の自動調整に利用します。

印刷範囲を固定して印刷(図表5-2)

Ctrl+P→ページ設定→ページタブ→次のページに合わせて印刷→(以下の数字を入力)→OK
【1ページ内に固定したい場合】横:1、縦:1
【横幅を固定したい場合】横:1

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何度も繰り返して体で覚えよう

以上「エクセル時短5大テク」はいかがでしたか? 時短に役立ちそうな感触が得られましたか? これらの技を習得するには1回やっただけではダメで、何回も繰り返して体で覚える必要があります。最低3回は繰り返してみてください。習慣化することで、しばらくすると驚くほどの成長が実感できるはずです。

謎解きイベントの企画を行う我々クロネコキューブ社では、エクセルのみならず、さまざまなITテクをリスト化しており、その数は数百に及びます。社員は毎日終業時にそのリストから任意のテクを1つ選んでマスターし、その後2人1組で目視確認し合って1日の仕事が終了というルールにしています。ルール導入時は抵抗感があったようですが、今ではゲーム感覚で楽しみながらマスターしていく中で、少しずつチームのレベルが上昇。かつては毎日2~3時間の残業が当たり前だったのが、今ではみな定時退社できるようになりました。これはクライアントビジネスを行う小さな企画・制作会社では異例のことと言えるでしょう。

またクロネコキューブ全体としては、担当3人で年間数百本の公演をまわしつつ、50本超の新作を生み続けている、という話をすると、たいていとても驚かれます。クリエイティブワークや知的労働は、一般的にかかる時間の際限が無いように思われがちですが、正しい仕事術を身につけることで創造性と生産性は間違いなく両立させることができます。ぜひマスターしてみてくださいね。

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