kintoneとZapierを連携してメール通知が届くようにしてみる

kintoneとZapierを連携してメール通知が届くようにしてみる

  • ASCII.jp
  • 更新日:2017/10/12
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「Zapier」を利用して通知のメールが来るようにする

kintoneに新しいレコードが追加されたら、通知が欲しいこともある。たとえば、通知がメールで届けば、日報を提出した人の名前をチェックするために、いちいちkintoneにアクセスしなくて済む。

今回は、APIを利用して、日報を提出したユーザーの通知を任意のメールアドレスに送信する方法を紹介しよう。APIはApplication Programming Interfaceの略で、kintoneの機能をほかのソフトウェアから利用できるようにするものだ。ちなみに、スタンダードコースで利用でき、ライトコースは対応していない。

kintoneから直接メールを送信することはできないので、kintoneのAPIと「Zapier」というサービスを利用する。「Zapier」は、さまざまなウェブサービスを仲介するウェブサービスだ。GoogleやFacebook、Slack、Twitter、Evernote、Salesforce、Instagram、WordPress、Office365をはじめ多数のサービスに対応しており、kintoneもサポートしている。

「Zapier」で作成された設定を「Zaps」と呼び、kintone向けZapsは9種類公開されている。今回はその中から、「Send new kintone records via Gmail」を利用してみる。

「Zapier」は複数のプランがあるが、無料プランでも5つまでは利用できる。まずは2週間の無料体験ができるので、試してみよう。

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まずは「Zapier」のアカウントを作成する

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「Explore」タブに多数のZapsが登録されている

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「kintone」で検索する

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「Send new kintone records via Gmail」の「Use this Zap」をクリックする

Zapの詳細情報が表示され、作成する場合は「Create this Zap」をクリックする。あとは、画面の指示に従って進めていけばいい。すべて英語だが、とてもシンプルなので頑張ろう。

まずは、kintoneのアカウントと連動させる。kintoneにアクセスするURLや利用するアプリのID、そしてそのアプリのAPIトークンを入力する。あらかじめ、kintoneアプリで確認、設定しておこう。手順は多いが、どれも簡単な操作なので迷うことはないだろう。

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「Create this Zap」をクリックする

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「Continue」をクリックする

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「Connect an Account」をクリックする

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kintoneのアカウントやアプリIDを入力する

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アプリ管理メニューからアプリIDを確認できる

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kintoneアプリの設定から「APIトークン」をクリックする

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「生成する」をクリックするしたらトークンをコピーし、「保存」をクリックし、アプリも更新する

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APIトークンを入力して、「Yes,Continue」をクリックする

kintoneアカウントを登録できたら、続けてGmailへの接続設定を行なう。こちらも、Gmailアカウントでサインインして、「許可」をクリックするだけなので簡単だ。

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「Save+Continue」をクリックする

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テストが成功したら「Continue」をクリックする

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「Connect an Account」をクリックする

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Gmailアカウントに接続する許可を与える

Zapの作成画面が開いたら、送信先のメールアドレスや件名、本文を入力していく。「required」と表示されている項目は必ず入力する必要がある。メールの送信者名を設定する「From Name」などは「optional」となっており、入力しなくてもいい。

テキストは自由に入力できるのだが、便利なのがレコードの内容を自動挿入できる点。たとえば、レコードを追加したユーザー名や書き込んだ日報の内容をメールの本文に表示できるのだ。そのため、上司はメールをざっと見るだけで内容を把握でき、毎回kintoneを開かずに済むようになる。逆に、問題がありそうな内容であれば、すぐに連絡したりできる。

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「+」をクリックすると表示項目を選択できる

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担当者や仕事内容のチェックボックス、自由入力の報告などを自動挿入するようにしてみた。完了したら下の「Create&Continue」をクリックする

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「Finish」をクリック

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Zapが作成された

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日報アプリにレコードを追加してみる

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指定したアドレスに内容が記載された通知が届く。kintoneを開かなくても内容を把握できるのは便利だ

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Zap後で編集することも可能。「Zaps」の「Home」からアクセスできる

ほかにも、Gmailへ届いたメールからkintoneのレコードを作成したり、Googleカレンダーに登録されたイベントをkintoneのレコードとして作成したりするZapが公開されているので、興味のある人は試してみよう。

■関連サイト

kintone(サイボウズ)

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