よく分からずに使ってない? 『ご査収』の本当の意味

  • マイナビニュース
  • 更新日:2017/10/12

※2009/12/24掲載記事の再掲です。

仕事のメールで『ご査収ください』という文言を使っている人も多いのでは? しかし、どれだけの人が本当の意味や使い方を理解しているのだろうか。そこで、ビジネスパーソンとして『ご査収』という言葉はどのような場面で使うべきなのかをじっくりと検証してみたい。

○頻繁にメールに登場する『査収』。意味を理解していますか?

ビジネスメール・文書に関する数多くの著書もある平野友朗氏(アイ・コミュニケーション代表)によれば「ご査収くださいと書いているのだが、どのように行動すればいいのか分からない」と質問されることがあると言う。

「『査収』の語源は中国の清の時代(1644‐1912)から使われていた“動作”を表す漢語。その後日本に伝えられ、広く使われるようになりました」は東北大学国語学研究室の大木先生。その動作を具体的に表すと、『よく調べた上で受け取ること』(広辞苑 第六版)になる。ようするに「“確認して受け取る”という意味ですから、メールに『ご査収ください』と書けば、相手に対し添付書類を“確認する”という作業を依頼していることになります」(平野氏)

○使い方によっては相手を戸惑わせてしまうケースも

『ご査収ください』という言葉をメールで使っても何のマナー違反もない。問題があるとすれば相手とその意味が共有されておらず、何をしてほしいのかが伝わらない点だろう。それに加え一番問題なのは、書き手が意味を把握しないで使っていること。確認すべき書類もないのに『ご査収ください』と書き、相手を戸惑わせてしまうケースもあるらしい。

○ビジネスメールの達人が『ご査収』を使わない理由

「私の場合、『査収』はメールでは使わないですね。書類などを郵送する際のカバーレターなどには使っていますが……。理由はメールだと、相手に対する指示があいまいになってしまいそうだからです」(平野氏)。

その代わりに『添付書類のご確認、よろしくお願い致します』、『念のため、添付させていただきます』と、より具体的な文言を利用すると言う。

○『査収』の使い方が正しいのかチェックする方法

お互いが査収の意味を理解しているのなら、メールの中で使うことには問題はない。ただし、正しい用法で使われているかのチェックは必要だ。

「『査収』は動作を表す漢語ですので、文法上、『指導』や『理解』などと同じように使えばいいのです」(大木先生)。

たとえば『どうぞご査収してください』を検証するなら、査収を指導に変えてみる。すると、『どうぞご指導してください』と何やら違和感のある言いまわしに。こんな場合は用法に問題があると考え、避けるべきと判断しよう。ほかにも『ご査収のほど宜しくお願いします』や『よろしくご査収下さい』など、考えられる言い方は何通りもあるが、『査収』を『指導』に置き換えてみれば正しい表現かどうかが分かる。

○言葉は生き物。相手との関係で使い分けることが大切

『査収』は、文法的には間違いではないしマナー違反という訳でもないが、ときと場合によっては意思が伝わらないことがあるのだから、どんなシチュエーションでどのように使えるのかを明確にすることは難しい。ただ、使うのなら言葉の意味や使い方をきっちりと理解していることが必須条件、さらには双方がどれだけ言葉の意味を共有できているかなど、使ってもいいシチュエーションなのかを臨機応変に判断することが必要だ。もし使ってもよいかどうか判断できないときは、それは使わないほうがよい場面。ほかの言葉に置き換えるのが得策と言える。 言葉は、送り側と受け取り側がその言葉に対し同じ理解を持っている場合のみ、その意味が正しく伝わるものなのだ。

文●山田忍(エフスタイル)

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