Gmailを使用しているときに、間違ってアーカイブをタップしてしまったことがある人も多いのではないでしょうか。
本記事では、Gmailのアーカイブ機能の詳細や、アーカイブされたメールを探す方法などをご紹介します。Gmailのアーカイブ機能を使いこなしたい人や、取り消しをしたい人はぜひ参考にしてください。
本記事の内容をざっくり説明
Gmailのアーカイブ機能と、ミュート機能の違い
パソコン・スマホでGmailのメールをアーカイブする方法
アーカイブしたメールはどこにあるの？
Gmailのアーカイブ機能とは
Gmailのアーカイブ機能とは、メールを別のフォルダに移し保存することをいいます。
受信トレイには日々たくさんのメールが届くため、「大切なメール」を見つけても受信フォルダのどこにあるのかわからなくなったという経験がある人もいるのではないでしょうか。
大切なメールにGmailのアーカイブ機能を使用すると、アーカイブされたメールだけを表示でき、すぐにメールを探せるようになります。
メールは受信フォルダでは非表示になるため、削除されてしまったかと慌てる人もいるでしょう。実際は、別のフォルダに移動しているだけなので、安心してくださいね。
Gmailのアーカイブ機能と、ミュート機能の違い
Gmailには、アーカイブ機能とミュート機能があります。
Gmailのアーカイブ機能は大切なメールに使うものであって、ミュート機能は返信を見る必要がないメールにつけるものです。
受信したメールにミュート機能を使用すると、その受信したメールに対する返信は受信フォルダに表示されません。
例えば、自分がCCに入っているメールの返信が続くと、自分のメールフォルダに表示されてしまいます。このような場合に、ミュート機能を使用すると、自分とはあまり関係のない内容のメールを見ないようにできますよ。
パソコンでGmailのメールをアーカイブする方法
Gmailのメールをアーカイブする方法はとても簡単です。
アーカイブしたいメールにカーソルを合わせて、赤枠で囲まれた「保存ボタン」をクリックするだけです。
間違えてアーカイブをした場合は、画面左下に出てくる表示から「取消」をクリックしましょう。
スマホでGmailのメールをアーカイブする方法
スマホでは、Gmailを左にスワイプするだけでアーカイブできます。間違えてアーカイブをしてしまった場合は、「すべてのメール」をチェックしましょう。
Gmailのメールをアーカイブを削除する方法
間違ってアーカイブしたメールは、「受信トレイ」に移動することで削除できます。
アーカイブを削除したいメールを開き、画面上部にある「受信トレイに移動」をクリックしましょう。
アーカイブしたメールはどこにあるの？
アーカイブしたメールは受信トレイから非表示になるため「削除されてしまったのかも」と慌てる人もいるのではないでしょうか。
すでにご紹介した通り、アーカイブしたメールは削除されているわけではありません。以下では、アーカイブしたメールがどこにあるのかをご紹介します。
「すべてのメール」を確認する
アーカイブしたメールは「すべてのメール」に保存されています。画面左側にある「すべてのメール」をクリックして、探しましょう。
検索機能を使用する
アーカイブしたメールだけを検索したい場合は、「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox 」と検索バーに入力する必要があります。
アーカイブしたメールだけを表示するラベルを作っておくと、アーカイブしたメールを探しやすくなりますよ。
参考記事：Gmailのメールをフォルダ分けする方法｜自動振り分けする方法も合わせて紹介
アーカイブしても容量は変わらない
Googleアカウントは、Google ドライブ、Google フォト、GmailなどのGoogleサービス全体の保存容量が15GBと定められています。容量が15GBを越えてしまうと、写真やメールを保存できなくなるので注意しておきましょう。
容量を減らすためには、不必要なGmailを削除する方法があります。アーカイブはメールの削除とは異なり、保存場所を移しているだけなので、容量は減りません。
Gmailの容量を減らしたい人は不要なメールを削除するようにしましょう。
Gmailのアーカイブ機能を使ってメールを管理しよう
本記事のまとめ
Gmailのアーカイブ機能は大切なメールを別フォルダに保存できる
ミュート機能は、返信メールを表示しないために使用する
アーカイブしてもGoogleアカウントの容量は減らない
本記事では、Gmailのアーカイブ機能の役割や使い方を詳しくご紹介しました。
Gmailのアーカイブ機能は大切なメールを保存でき、探しやすくすることも可能です。しかし、アーカイブ機能を利用しても容量は変わらないことに注意しておきましょう。
本記事を参考に、アーカイブ機能を活用してメールを管理してみてはいかがでしょうか。
U-NOTE編集部
