優秀な人がやってる“ToDo管理術”「書き出すだけじゃ意味ない!?」

優秀な人がやってる“ToDo管理術”「書き出すだけじゃ意味ない!?」

  • CHANTO
  • 更新日:2021/01/13
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仕事を滞りなく進めるために必要なのが“ToDo管理”。多くのビジネスパーソンが取り入れていますが、人によって実践方法は様々です。1日のタスクを早く終わらせるには、具体的に何をするべきなのでしょうか?

“書き出すだけ”はNG!?

“ToDo管理”の実践者が思い通りに仕事を終えているとは限りません。SNS上には、「やるべきことを書き出しているけど、思うように仕事が進められない…」といった失敗談も多数寄せられていました。どうやら“書き出す”ことのほかに、重要なポイントがあるようです。

“ToDo管理が機能している人”の実践方法を見ていくと、「タスクをさらに細分化。『会議』をおこなう場合、『資料の準備』『出席者にメール』など細かくメモしてる」「ランダムに書き出すのではなく、優先順位をハッキリさせてからリストアップ」などのコメントが。ToDo管理は、見た瞬間に“次にやるべきタスク”を理解できないと効果が発揮されないのかもしれません。

タスクの詰め込みすぎは禁物

“優先順位をハッキリさせる”のが大切なのはわかりましたが、どのように優先度を決めているのか気になるところ。ネット上には「締め切りの期限が近いものから優先的にクリアしていく」という声が多いなか、「集中力が必要な業務は、頭が冴えている午前中に。午後には単純作業をやる」「簡単なタスクは後回しにしない。忘れる場合があるので」といった意見も目立ちます。

また“進捗状況を更新”するのも欠かせない模様。「途中まで進めているのものは“進行中”、終わったものは“終了”と更新していけば残りの仕事を見える化できる」とのアドバイスが。仕事の進行状況を把握することで、臨機応変に仕事を進められるようですね。

ほかには「タスクの詰め込みすぎに注意」とのアドバイスも。「達成可能なToDoリストを作るのも大切。スケジュールを把握し、先延ばしできるタスクを見極めるべき」などのコメントが寄せられていました。

>>NEXT 新入社員は「タスク管理スキル」を高めるべき!?

「タスク管理スキル」がより重要に?

仕事をおこなう上で欠かせない“ToDo管理”ですが、最近は新入社員に対しても「タスク管理スキル」を求める人が多い様子。株式会社PR TIMESが昨年実施した“新卒社員に求められるスキルに関するアンケート調査”では、“働き方改革に伴い、新卒社員が必要となる能力”をたずねています。

まず“働き方改革によって新卒社員に必要となるスキルは変わると思いますか?”と質問したところ、28.0%の人が「はい」と回答。続いて「はい」と答えた人に“さらに必要なスキル”を聞くと、第2位に「スケジュール・タスク管理スキル(25.3%)」が選ばれました。働き方改革によって労働時間が短縮された場合、より「タスク管理スキル」が必要になるのかもしれません。

“限られた時間にやりきる力”は新入社員だけでなく、すべての社員に必要な能力。ToDo管理スキルをより高めるためにも、良い実践例を真似してみてはいかがでしょうか?

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文/内田裕子

参照/株式会社PR TIMES「『新卒社員に求められるスキル』に関するアンケート調査」https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000963.000000112.html

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