ショートカットキーで時短仕事術 第4回 Excelの表示形式、罫線ショートカットを覚えよう

ショートカットキーで時短仕事術 第4回 Excelの表示形式、罫線ショートカットを覚えよう

  • マイナビニュース
  • 更新日:2021/05/02
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Microsoft Excelでは代表的な表示形式に対して、ショートカットキーが表示されている。数値、時刻、日付、通貨、パーセンテージ、指数などを切り替え可能だ。また、セルに外枠罫線を付けたり削除したりするショートカットキーも用意されている。ショートカットキーを使うことで、素早く表示形式を切り替えることができる。

Excel セルの書式設定ショートカットを覚えよう

セルの表示形式

セルの外枠罫線

セル表示形式ショートカットキーの覚え方 - ちょこっとアドバイス

セルの表示形式は「Ctrl」+「1」で[セルの書式設定]ダイアログを開き、そこから表示形式を選択することで変更できる。しかし、この操作はそれほど速くない。Microsoft Excelでは、代表的な表示形式への切り替えのショートカットキーが用意されているので、これを使うほうが効率がよい。

しかし、この表示形式ショートカットキーを覚えるにはちょっとしたコツが必要だ。「Ctrl」-「記号」にこのキーが割り当てられているのだが、覚えにくいのだ。

まず、記号から連想される意味に基づいて覚えてみよう。いくつかのショートカットキーは覚えやすいはずだ。簡単にまとめると次のようになる。

しかし、「!」や「#」は数字や日付にひもづけるのはなかなか難しい。どうすればよいかというと、表示形式と外枠罫線のショートカットキーは、「キーボードの場所」で覚えるようにするとわかりやすい。今回取り上げたショートカットキーの記号は、例えば英語キーボード(Happy Hacking Keyboard Professional2 Type-S)では次のように配置されている。

キーボードで一番上の段、特に1から7に割り当てられている記号としてそろっている。形式をデフォルトに戻す「~」は最右端だし、「_」も右側に寄っている。「~」も「_」もキーボード印字的に似ているから、無効化する的なものとして共通のものとしても認識しやすい。

さらに、それら記号のすべてがシフトキーを押した状態で押す必要があるので、結局コントロールキーとシフトキーを押した状態で、先程の赤いマークの部分を押すという操作になる。スクリーンショットにまとめると次のようになる。

このように、「表示形式と外枠罫線のショートカットキーは、コントロールキーとシフトキーを押した状態で、数字キーの段をなんとなく押す」といったぼんやりといった覚え方でもよいのだ。何度か押していれば目的の表示形式にたどり着く。こんな感じで場所で覚えると、比較的早く習得できると思う。
実際に押すキーはキーボードごとに異なる - ちょこっとアドバイス

ショートカットキーの表記として、今回は次のような書き方をしている。しかし、実際に押すキーには「Shift」が加わることが多い。

例えば、「Ctrl」+「!」は、実際には「Ctrl」+「Shift」+「!」のように押すことが多いはずだ。Happy Hacking Keyboard Professional2 Type-Sなら、上記のショートカットキーは、実際には次のように押すことになる。

記号は「Shift」を押しながら入力する仕組みになっているキーボードが多いためだ。しかし、必ずしもすべてのキーボードが上記のようになるわけではない。例えば、日本語キーボードのHappy Hacking Keyboard Professional JP Type-Sだと、先程のショートカットキーは実際には次のように押して入力することになる。「Shift」を押さないショートカットキーが2つある。

キーボードレイアウトはキーボードごとに異なるので、必ずしもショートカットキーが同じになるわけではない。日本はいわゆる日本語キーボードと呼ばれるレイアウトが使われていることが多く、次いで英語キーボードが使われていることが多いだろう。この2つのキーボードのレイアウトは、特に記号の配置されている場所がちょくちょく異なっている。

例えば、今回のショートカットキーをそれぞれのキーボードに割り当ててみると次のようになる。

英語キーボードは綺麗な配置になるが、日本語キーボードは多少いびつな配置になる。これは、Microsoft Excelがそもそも英語キーボードを前提にショートカットキーが設定されているためだ。このため、日本語キーボードを使うと割り当てられている場所が違ってくるので、使いにくくなったり、覚えにくくなったりする。

既に日本語キーボードを使っているなら仕方ないが、キーボードを変更する余地があるなら、英語キーボードへ切り替えるのは悪くない選択だ。表示形式と外枠罫線のショートカットキーを見てもわかるように、米国で開発されているアプリケーションは英語キーボードで使った時に扱いやすいショートカットキーになっていることが多いのだ。

ショートカットキーは作業効率を引き上げるのに欠かすことができない。そしてショートカットキーを覚えやすいキーボードが英語キーボードであることが多い。ショートカットキーを覚えるという目的においては、キーボードの変更を検討するのはそれほど悪い考えではないのだ。
参考

Excel のショートカット キー

後藤大地

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