【実例あり】今日から実践できる、時間を上手に使うためタスクを「整える」方法

【実例あり】今日から実践できる、時間を上手に使うためタスクを「整える」方法

  • Schoo PENCIL
  • 更新日:2021/04/07
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タスクをどうやって管理していますか?

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今回の授業のキーワードは「ととのえる」。第一回の授業で取り上げた「知る」「減らす」につづく最終章として、用意されたテーマです。テーマを修めることで「仕事とプライベートの両立」「タスク地獄からの脱却」「作業時間の見積もりが上手に」といった効果が得られるとスワン先生は語ります。

授業最初にリアルタイム受講生に皆さんに問われたのが「どうやって毎日のタスク管理をしていますか?」という質問。受講生代表の花海さんは手元の紙にメモをして、タスク完了時には線を引く、そのままクシャっとして捨てるなどの方法で管理を行っていると話します。スワン先生も以前はポストイットを利用していたとのこと。花海さんはそのやり方について“タスクをただこなしているだけになっているのではないか”と懸念を吐露します。

タイムラインでは以下のように多様な受講生の管理方法が報告されました。

・手帳に書いている・前日にToDoリストをつくって当日処理!・asana(ワークマネジメントアプリ)やTrelloに全部入れている

まずはタスクを分類しよう

スワン先生が「タスクをととのえる」ために必要だと語るのが、以下の4ステップです。

1.タスクを分類する2.タスクを親子で管理する3.タスクを1週間で管理する4.作業時間を確保する

なお、先生が普段使っているのは巷でも話題になっているNotionというツール。みなさんはご存じだったでしょうか? 使ったことがないという場合もご安心ください。先生が紹介する手法は、手帳など多くの方が使うタスク管理ツールにも応用可能です。

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ここで「なかなか『やること』が終わらないことってありませんか?」と先生。例えば資料作りに思った以上に時間がかかってしまった、どうにか仕事は終わるけどプライベートが後回しに……という経験は誰もが一度は経たことがあるのではないでしょうか。

このようにタスクが終わらない原因は、「自分のタスクを本当に網羅できていないから」です。例えば「市役所の手続き」「子どもの送迎」「レストランの予約」「旅行先の下調べ」など仕事にかかわらない部分でも、遂行しなければならない「タスク」は私たちの身の回りに多数転がっています。仕事の管理だけをしていると、これらの“見えないタスク”で疲弊してしまうことになるのです。

そこで有効なのが、「タスクの分類」。先生は以下の4つに自身のタスクを分けていると話します。

・本業・副業・ウィッシュリスト・雑務

ウィッシュリストとは、「屋久島に行く」のように自分のやりたいことを達成するためのタスクのリストです。一方雑務は、役所で行う「名義変更」のように、億劫だけどやらなければならない日常のタスクを指します。

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このようにタスクを分類することで、今自分が「本業が忙しくてタスクが詰まっているんだな」「雑務がたくさん詰まってしまっているんだな」と状態を客観的に把握することが可能になるのです。“常に抱えているタスクを可視化して分類しておく”ということをこれからは意識してみましょう。

“ざっくりタスクの罠”を回避するための「タスクの親子管理」

つづいてのテーマは「タスクを親子で管理する」。「タスクの見積もりって難しいですよね……」と先生。先生呼ぶところの“ざっくりタスクの罠”により、「すぐできますと上司に言ったにもかかわらず、想定外に仕事に時間がかかる」「確認修正が終わらなくて〆切オーバー」「レストラン予約に思ったより手間取った」といった事態が生じます。

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そのような状態に陥っていたスワン先生が導入したのが「タスクの親子管理」です。例えば「資料作成」という親タスクに対して、実際のところは以下のように子タスクが存在します。

・要件をヒアリング・素材探し・レイアウト調整・確認依頼・修正・納品

タスクの解像度を上げて、全体の作業時間がどのくらいかをクリアにしていきましょう。タスクの親・子の関係は以下の通りです。

・親=何を終えれば完了と言えるか?・子=親を達成するための構成要素

この分類を徹底することでスケジュールの見積もりの精度が大きく高まるということです。

ここで、リアルタイム受講生から「タスクの優先順位付けはどうしていますか?」という質問が。「重要・緊急のタスクを上に書いて上からつぶすことにしています」とスワン先生。自分が動かないとほかの人が動けないなどボトルネックとなるタスクを先生は特に早く処理するよう心掛けているそうです。

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つづいてのテーマは「タスクを1週間で管理する」。みなさんはタスクを何日先まで管理していますか? 大まかに把握しているものの実際に管理しているとまでいえるのは数日程度という方も少なくないはずです。

さまざまなスパンでタスク管理を試してきたスワン先生が「見積もりが限りなく高い精度でできる」と太鼓判を押すのが「1週間」です。基本的にタスクの見積もりは短いスパンで管理するほどしやすくなりますが、3日程度だと思った以上に時間がかかってしまった、イレギュラーの事態が起こった、などの場合に調整が難しくなってしまいます。その観点からも、1週間がベストなタスク管理のサイクルといえるのです。

1週間単位のタスク管理の秘訣として先生が掲げるのが以下のポイント。

・月曜の朝に1週間のタスクを決める・週の後半は余白を多めに・1週間ですべてのタスクを終える

先生自身は、以下のような画面をNotionで作成して、1週間分のタスクを整理しているということです。

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先生のタスク管理、4つ目のステップは「作業時間を管理する」です。その内容についてはぜひ実際の授業動画でご確認ください。

文=宮田文机

今回取り上げたSchooの授業はこちら!

『多忙中毒から抜け出すための「時間術」 第2回 仕事も人生も整えるための「1週間の使い方」』

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