生産性が劇的に上がる!超一流のビジネスパーソンが実践している手帳術を大公開

生産性が劇的に上がる!超一流のビジネスパーソンが実践している手帳術を大公開

  • @DIME
  • 更新日:2017/11/12
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「できるビジネスパーソンの手帳の中身」と聞いて、なにを思い浮かべるだろうか? おそらく大半の人は、アポやタスクが数か月先までびっしりと書き込まれた紙面を想像すると思う。

ところが、ビジネスパーソンも超一流クラスとなると、手帳は「空白だらけで、とてもシンプル」と意外な指摘をするのが、営業コンサルティングとして活躍する高塚苑美さん。

手帳マニアを自認し、数々の超一流ビジネスパーソンたちの手帳を見てきた高塚さんによると、彼らの手帳の共通点は、驚くほど見た目がすっきりとしていることだったという。こうした人たちは、スケジュールを埋め過ぎず、自身の生産性・パフォーマンスを向上させる時間(休息日や読書タイムも含む)を確保するために、手帳を活用しているのだという。

■超一流のビジネスパーソンの手帳の一例

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スケジュールやタスクで一杯にすることを目指す、ふつうの人たちとは真逆の使い方なのだが、これ以外にも高塚さんは、超一流ならではの手帳術がいろいろとあるのに気づき、それらを著書『超一流の手帳はなぜ空白が多いのか?』(SBクリエイティブ)にまとめている。

今回は、本書で紹介されている「超一流の手帳11のルール」から、すぐに実践できるものをいくつか取り上げた。

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■「予定は朝から埋める」

高塚さんは、「超一流ほど、朝の時間を大切にしており、朝にたっぷり書き込める手帳を使っている」と指摘している。

冷静に考えると、夜の飲み会や交流会はデメリットが多い。寝る前の数時間とそれなりの額のお金を投じて、得られるものはささやかな慰安で、二日酔いのリスクもある。飲みにケーションは最小限にとどめ、手帳は朝の欄から埋めるよう心がければ、人生のクオリティも変わると、高塚さんは断言する。

■「日常業務の9割を『ルーティン化』する」

高塚さんの友人で、とある上場企業の経営者の手帳を見ると、7~8時の欄にはラインが引かれ「ジム」とだけ書かれており、出張は毎週同じ曜日、会議も同じタイミングに予定されているという。これは、同じ時間に同じことをすることでルーティン化し、余計なストレスをなくすのが、ねらいだという。

定期的に繰り返すことや決まりきった予定を、周囲のスケジュールを確認しながら、その都度調整するのは大変。ならばルーティン化して、極力ストレスはなくし、出張などの段取りの手間も軽減してしまおうという、きわめて合理的な考え。時短やパフォーマンス向上にもつながるので、ぜひ見習いたい。

■「マンスリーは『3か月先』まで決める」

高塚さんは、「手帳のマンスリーページを開いたら、3か月先まで予定を入れてください」とアドバイスする。これは「1か月では無理なことも、3か月を1つの単位で考えると達成しやすくなる」からだという。

1か月というスパンで業務をとらえると、特に営業職は、上旬はちょっとのんびりし、後半で頑張りすぎてグッタリというサイクルになりがち。そうではなく、手帳で3か月先の目標を決め、「それを達成するための細かいマイルストーンを洗い出し、逆算して入れてゆく」。

このやり方に変えてから、高塚さんの手帳に対する考え方は、「時間を管理するもの」から「自分の行動を管理するもの」へと変わり、業績もアップしたという。

「手帳は、なりたい自分の姿から逆算して、今日の行動を決めておくためのツール。3か月後の自分が今の自分にどう行動しろと言っているのか、そのメッセージだと思って、直近の予定を決めてみてはどうでしょうか?」

■「予定は『15分単位』で刻む」

科学的に見ても、人の集中力の持続時間は90分が限界。なので、大学の講義が90分というは理にかなっているが、職場ではなかなかそうもいかない。そこで高塚さんがすすめるのが、「15分単位に刻む」やり方。

「アポイントや業務をすべて15分で完結させろということではありません。15分を1単位としてタスクに取り組んでみるということです」

この長さなら、たいがいの電話対応は済ませることができるし、同僚から話しかけられた際にも「ごめん、15分だけ待ってもらっていい?」と、向こうも納得できる受け答えが可能。難しい企画に頭を悩ませたときも、15分だけ別のタスクに取り組んでリフレッシュすることもできるなど、15分というのは絶妙にほどよいスパン。

高塚さんは、大勢の前で講演するときも、15分を1単位としてストーリーを組み立てることで、聴衆の興味を持続させている。様々な業務にも適用できるので、これからは15分で刻むことを留意するとよいだろう。

本書には、「毎年同じ型の手帳を使う」、「3分以内ルールで雑務の優先順位をつくる」など、手軽で有益な手帳活用術がたくさん盛り込まれている。手帳の使い方を変えて、仕事のアウトプットと生産性も変えたいと本気で考えている人なら、読んでおきたい一冊である。

著者:高塚苑美

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同志社大学を卒業後、起業を志し単身ニュージーランドへ。帰国後、浜松市のイタリア車ディーラーに受付嬢として入社。運転もできない状態から、半年後には社内トップの結果を出し、「商品説明ゼロ」の営業スタイルを確立。年間平均販売台数40台前後といわれる中、8年間で800台(年間100台)の営業成績を樹立。「日本一イタリア車を売る女」と異名がつく。28歳で業界最年少の女性マネージャーに就任すると、「日本一コーヒーのおいしいディーラーづくり」に力を入れ、当時本州最下位と低迷していた店舗を、2年後には単月実績日本一の記録を樹立。女性の視点を生かしたマネジメント手法も注目を浴びた。2011年に独立し、講演、営業コンサルティングを中心に活動を展開。著書に『クルマを売りたいなら、クルマの話はやめなさい! 』(すばる舎)などがある。

文/鈴木拓也

老舗翻訳会社の役員をスピンオフして、フリーライター兼ボードゲーム制作者に。英語圏のトレンドやプロダクトを紹介するのが得意。

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