手紙の達人に聞くお礼状の正しい書き方

手紙の達人に聞くお礼状の正しい書き方

  • @DIME
  • 更新日:2017/12/07

書き方の作法を押さえ、少しばかりのセンスを加えることで、日頃書くお礼状も格段によくなります。ビジネスで差がつく「大人のお礼状」を手紙のプロが伝授します。

◆手紙コンサルタント・亀井ゆかりさん
手紙のプロとして、代筆した手紙は30万通を超える。代表作に『手紙の作法』、近著に『大人のたしなみ「一筆箋」気のきいた一言』。
http://artoo-detoo.cocolog-nifty.com/

お礼を伝えるだけなら、メールでもいい? 実際、礼状を書いたことがない、という御仁も少なくないはず。手紙コンサルタントの亀井ゆかりさんは、「メールはDMと同じで、真剣に読まれない」と指摘する。

「礼状−−それも手書きのものは、文字の美しさ、言葉のチョイス、選んだ便箋など、いろいろな側面から、あなたのその時点の感情や勢い、性格までもが見事に表われます。パーソナリティーを伝えるものが、手書きの礼状というわけです」

しかし悪筆の人間にとってはハードルが高いのも事実だ。

「プレゼンでも、流暢に話す人よりも、訥々と誠実に話すほうがウケることが多いですよね? 手紙も同じです。書き飛ばした達筆の手紙よりも、一字一字心を込めて書いた悪筆の手紙のほうが、実は好印象なのです」

手書きの礼状は、好アピールになるというわけだ。

「手書きの手紙は、自然な形でビジネスアピールができる特異なツールなのです。デジタル化された社会だからこそ、手書きのぬくもりや温かさが、相手に伝わるのです」

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(1)形式を重んじるのは礼状の基本中の基本
「謹啓(or拝啓)などの『頭語』に始まり、時候の挨拶や平素の礼から書き出す。最後は、敬具などの『結語』で終わる。ビジネス関係など公的な礼状は、こうした形式をきちんとふまえることが大切です。また、『拝啓』で改行した場合は、『敬具』も改行します。頭語と結語は統一して記すのがルールです」

(2)1枚のキャンバスと思ってバランスよく文字を配置しよう
「1枚の便箋は、絵を描くキャンパスと同じだと思ってください。作品を描くような気持ちで書きましょう。ポイントは、見た目のバランス。もし、5〜6行しか書くことがないようなら、思い切って一筆箋にしたらいかがでしょう? 一筆箋ならば1行でも失礼にあたりません」

(3)一歩踏み込んだお礼の言葉が相手の心にグッと響く
「挨拶のあとは、『さて』や『ところで』などを用いて、相手に伝えるべき内容を記します。その際、例のような『ご無理なお願いにもかかわらず……』や、『勝手なお願いをお聞き届けいただき……』など、一歩踏み込んだ表現を用いると、相手の心に響きます。ちょっとしたテクニックですね」

(4)お礼だけはNG。事実を正確に相手に伝えよう
「お礼ばかり書き連ねて、結局、何を言いたかったのかわからない、という礼状を時折見かけます。ビジネス礼状のもうひとつの目的は、相手への『報告』なんですね。相手は、結果や経過を知りたがっているのですから。礼状では、事実を正確、かつ簡潔に、相手にしっかり伝えましょう」

(5)次につながる前向きな言葉で関係を深める
「例では『今後は〜ご厚意にこたえ……』と、次につなげる言葉を記しています。前向きな未来志向の表現は、ビジネス礼状には必須です。よく『お手を煩わせてしまい……』とか、『申し訳ありません』というお詫びの文言を書く方がいますが、これは相手を恐縮させてしまうだけで、むしろマイナスです」

◎さり気なく感謝の気持ちを表わす一筆箋もおすすめです

上司への報告書。左の例のような中元・歳暮の添え状。請求書や食事のお礼、お詫び。ありとあらゆるビジネスシーンで活用できるのが一筆箋だ。

「1行目に宛名を書き、最後に署名で締める。一筆箋のルールはこれだけです。例えば上司への報告書も、一筆箋が添えてあるだけで、好感度が上がることは間違いありません」

亀井さんいわく、一筆箋の注意点は2点。ひとつは、1枚ですますこと。長くても2枚までが限度だ。ふたつ目は、イラストの上に文字をのせないこと。

「文章を短くまとめ、区切りよく改行すると、読みやすい一筆箋に仕上がります」

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名前の印で印象を強めるのは、達人のワザ。使用した一筆箋は亀井さん監修の『大人のごあいさつ 一筆箋』(学研ステイフル)。

〈センスが光る一筆箋&手書きグッズ〉

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日本橋「榛原(はいばら)」の一筆箋
432円

創業200年の和小物を販売する老舗「榛原」。和紙の温かみは、一筆箋にふさわしい。控えめな罫線も、文字の邪魔にならない。

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MIDORIの『きれいな手紙が万年筆で書ける便箋』
518円

文字の中心線を意識して文章を書くことができる「罫線下敷き」や「ひらがなのお手本」の付録つき。字を上手に書けない人も使いやすい。

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満寿屋(ますや)の「レターセット」
432円

明治15年創業の「満寿屋」は、多くの作家たちに愛された原稿用紙の専門店。独自に開発した紙で作られたレターセットや一筆箋も人気だ。

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松島清光堂の封緘印
1296円

封書を閉じる際、「〆」などの封字を書くのもいいが、封緘印を押すと、礼儀を損なわず、グッと華やかになる。相手に印象づけるには最適だ

文/編集部

※記事内のデータ等については取材時のものです。

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