無駄だと思う社内ルールや商習慣TOP3、3位手書き記載が必要な書類の作成、2位紙資料の印刷・配布、1位は?

無駄だと思う社内ルールや商習慣TOP3、3位手書き記載が必要な書類の作成、2位紙資料の印刷・配布、1位は?

  • @DIME
  • 更新日:2021/01/13
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新型コロナウイルスの感染拡大を契機に企業で進む、業務のデジタル化。とはいえ、会社ごとにITツールの導入状況には差があり、「うちの会社はまだこんな非効率的なことをしているのか……」とげんなりするビジネスパーソンも少なくないだろう。

そんな「社内ルールや商習慣に関する実態調査」に関する意識調査がこのほど、アドビ株式会社により、企業に勤めるビジネスパーソン500名を対象にして実施された。

80.6%が社内に無駄な商習慣があると回答

政府が「脱ハンコ」を加速し、リモートワークに伴い、民間企業でも業務の効率化が求められる中、非効率だとわかっていながらも商習慣として続いていることが社内にあるかどうか聞いた。

調査の結果、40.8%が「多く存在する」と回答し、「少し存在する」と回答した39.8%と合わせると、8割以上のビジネスパーソンが社内に無駄な商習慣があると感じていることがわかった。

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無駄だと思う商習慣トップ3は「書類の押印、捺印」「紙資料の印刷・配布」「手書きでの記載が必要な書類の作成」

社内に非効率な商習慣があると回答した403名を対象に、無駄だと感じたことのある商習慣を聞いたところ、「書類への押印、捺印(58.1%)」、「紙資料の印刷・配布(52.9%)」、「手書きでの記載が必要な書類の作成(46.7%)」などが上位に上がる結果となった。

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「パスワード付き添付ファイル(PPAP※)」は82%が受信経験あり。送付した経験も56.6%

昨今、行政でもセキュリティ上の観点から、パスワード付ZIPファイルの使用を撤廃するという動きが出ている。民間企業でこうしたパスワード付きファイルが、どの程度使われているのかを聞いてみたところ、過去一年以内に受け取ったことがあると回答した人は実に82%にも上り、自ら送付したという人も56.6%に上るなど、多くの会社で商習慣となっている実態が明らかになった。

※パスワード付き添付ファイルとパスワードをそれぞれメールで送る行為は通称「PPAP (P)パスワード付きZIP暗号化ファイルを送り、(P)パスワードを送る、(A)暗号化 (P)プロトコル」」と呼ばれており、専門家からはセキュリティ上廃止すべきであると言われている。

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PPAPを送る理由、最多は「会社の規則やルールで指定されているから」 56.2%

過去1年間にパスワード付きファイルをメールで送った経験があると回答した283名に、パスワード付きファイルを使用した理由を聞いてみたところ、最も多かった回答が「会社の規則やルールで指定されているから(56.2%)」という理由で、「セキュリティ上有意義だと思うから」という回答も4割以上に上ることがわかった。

また、500名全員を対象に、パスワードがかかった添付ファイルとパスワードを別々のメールで分けて送る行為は、セキュリティ上意味の無い行為であると言われていることを知っているか聞いたところ、「明確に知っていた」と答えた方は23.2%にとどまり、会社の規則やルール、セキュリティ上の誤解などから商習慣として広く浸透している実態が明らかになった。

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社内の無駄な商習慣を無くすためには「経営陣の意識改革(47%)」が必要

会社内の無駄な商習慣を社内からなくすためには、何が重要だと思うかを聞いたところ、最も多かった回答は「経営陣の意識改革(47%)」で、次いで「社内ルールの抜本的見直し(41.4%)」「自分自身のITリテラシー向上(26%)」となった。

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アドビ株式会社 マーケティング本部 バイスプレジデント 秋田 夏実氏は次のように述べている。

「今回の調査から、多くのビジネスパーソンが社内ルールに応じた商習慣を続けており、業務効率化には経営陣の意識改革が求められていることが明らかになりました。文章流出による情報漏洩そのものを防ぐには、PCのウイルス対策やネットワークのセキュリティを高めるなどの対策が必要なのはいうまでもありませんが、そもそも文書自体にセキュリティ対策が施されていないと万が一書類が流出した場合には情報が簡単に抜き取られてしまいます。 契約書や個人情報が記載された機密性を要する文書の情報共有には、クラウドストレージや電子サインの利用に加え、電子契約サービスの利用が有効であることを引き続き啓蒙していきたいと思います。」

<調査概要>
「ビジネスパーソンの社内ルールや商習慣に関する実態調査」 概要
調査方法:インターネット調査
実施対象:500人(会社に勤めており、普段仕事でパソコンを利用している全国の男女ビジネスパーソン)
調査期間:2020年11月27日~30日

出典元:アドビ株式会社
https://www.adobe.com/jp/

構成/こじへい

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