こんな時どうする?WordやExcelでイラッとした時の解決法

こんな時どうする?WordやExcelでイラッとした時の解決法

  • @DIME
  • 更新日:2017/12/06
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多くのビジネスマンにとって、仕事で欠かせないソフトといえばやはり、マイクロソフトのWordやExcelであろう。文書作成や表計算といった機能は、報告書やプレゼン資料の作成、データ整理などの様々な場面で役に立っているはずだ。

しかし、日頃から重宝される一方で、作業中に時たまイラッとする場面はないだろうか。多くはWordやExcelの豊富な機能によるものだが、親切過ぎるがあまり、思わず「もうっ!」って叫びながらEnterキーを乱暴に叩きたくなる瞬間も時折やってくる。

そこで、日常でふとやってくるWordやExcelでイラッとする瞬間をアンケートにより調査。さらに、それぞれの解決策を紹介していく。

■Word編

◎あえての表現なのにいちいち誤字を指摘してくる

今回の調査で、多くの人が「よけいなお世話!」と息巻いていたのがこちらの機能である。例えば、文末で「。。」と句点を重ねてしまったときなどに、赤い波線が表示されるのを見かけたこともあるだろう。こちらが明らかに間違っている場合はありがたいのだが、一方で、あえて使っている言葉や表現をいちいち指摘されるのはゲンナリするし、実際にGoogleで検索してみると「Word 校正 邪魔」という予測変換まで出てくる。

<その解決法は?>

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この原因は、Wordの校正機能によるもの。解決するにはWordの設定を変更する必要がある。「環境設定」から「文書校正」を選び、「自動文書校正」のチェックを外せばひとまず煩わしさからは解放される。

◎数字を入力すると勝手に箇条書きにされる

校正機能と同じくらい、多くの人たちを悩ませていたのがこの機能である。連続する数字や記号を入力した場合、勝手にリストのように表示される場合があるだろう。文書作成中に箇条書きで表現する箇所で「3番までで終わらせよう」と思っても、そこから先で「4番、5番……」とさらに続けようとするソフト側の“粋なはからい”に「ちょっと黙っててくれる?」とツッコミたくなる瞬間もある。

<その解決法は?>

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この原因は、Wordのオートコレクト機能である。設定を変更するには、「環境設定」から「オートコレクト」を選択。そして、「入力オートフォーマット」の中にある「入力中に自動で書式設定する項目」から、「箇条書き」のチェックを外せばオッケー。じつは、勝手に日付の表示が変更されたり、インデントが調整されるなどの場合も、ここから設定を変更できる。

◎表や画像を挿入するとレイアウトが崩れる

画像を入れた資料を作成する機会も、けっこう多いのではないだろうか。元になる画像をウインドウの外からドラッグ&ドロップ。お目当ての場所に入れたいのに、文書が上下左右に大きく離れてしまったり、写真を入れたおかげで、行末の文字が不自然に1文字だけ取り残されてしまったりと、「何で思う通り動いてくれないんだよ!」と思わず叫びたくなる瞬間も少なくないだろう。

<その解決法は?>

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この解決策としては、画像を挿入したあとに「文字列の折り返し」を変更するのがひとつの手段である。文書中の画像をダブルクリックすると、ウインドウの上部に様々な設定が表示される。「整列」という中から、犬のアイコンが描かれた部分をクリック。行間や文字と文字の間など、任意に回り込みの方法を選べる。また、画像の設定からはこの他にも画像の一部を切り取って表示できる「トリミング」なども行えるため、使いこなすためにはぜひとも覚えておきたい。

■Excel編

◎セル内に長文を入れる際に改行ができない

表計算ソフトとして知られるExcel。しかし、中には報告書などを作成するのに使っている人たちもいるのではないだろうか。データをリスト化する場合に、備考欄代わりにものごとの詳細を書き込む場合もあるだろうが、そんなとき、悩ましいのがこちらの問題。Wordのように改行しようとEnterキーを押すと、セルを移動することになってしまい、また元のセルを選び直すという2度手間に陥るときもある。

<その解決法は?>

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これについては、ショートカットキーで解決。標準の設定であれば、Windowsの場合は「Altキー」、Macの場合は「commandキー+altキー」と共にエンターキーを押せば、セル内の文中で自由に改行ができるようになる。また、ウインドウ上部の「配置」にある「折り返し」からは、セルの幅を超える文書の場合に、自動で折り返しを調整してくれる「折り返して全体を表示する」と、セルの幅を固定したまま文字サイズを調整してくれる「縮小して全体を表示する」を選べるため、Excelでの文書作成時にはこちらも使いこなしておきたい。

◎以前の入力結果が勝手にセル内へ挿入される

様々なデータを整理する場合に、似たような言葉を並べる機会もあるだろう。例えば、作成するリスト中で「カレーパン」と「カレーライス」を異なる行もしくは列へ入力したいときに、過去の入力結果を勝手に識別。流れでエンターキーを押したら「カレーライス」であるべきところに「カレーパン」が表示されて、「いちいちカレーに反応するなよ!」と言ってやりたい気持ちにも駆られる。

<その解決法は?>

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この原因は、Excelの「オートコンプリート」機能によるもの。「環境設定」から「オートコンプリート」を選択して、「オートコンプリートを使用する」のチェックを外せばすっきりと解決できる。

さて、WordやExcelのイラッとする瞬間をテーマに、いくつかの解決策を提案してきた。日頃から使っているみなさんにとっては、おそらく他にもたくさんの事例があるだろう。多機能で便利な半面、おせっかいな機能によりストレスを感じたり、無駄な時間を取られてしまっては本末転倒である。いま一度、効率よく仕事を進めるためにソフトの環境を見直してもらえればと願う。

文/カネコシュウヘイ

※記事内のデータ等については取材時のものです。

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