知らずに踏み込んでしまうと危険!覚えておきたい会社経費のグレーゾーン

知らずに踏み込んでしまうと危険!覚えておきたい会社経費のグレーゾーン

  • @DIME
  • 更新日:2018/01/12

企業に勤務していれば、何回か「これは経費で落ちるかな」と悩む機会が訪れるもの。自分自身のお金ではないので、軽く考えがちな「経費」だが、知らぬ間にグレーゾーンに踏み込むこともあって注意が必要だ。今回は、知らないでは済まされない、経費にまつわる掟を幾つか紹介したい。

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●QUOカード付宿泊プランで得たQUOカードは?

Q:出張旅費の規定で、1泊あたりの宿泊代の上限が1万円であるとする。つまり1万円までは、どこに泊まろうが経費が出る。このとき、1泊7千円の宿泊費のホテルに決め、オプションで3千円のQUOカード付宿泊プランにした場合、1万円が経費として出るだろうか?

A:社内規定の煩雑化を避けるため大目に見る会社もあるかもしれないが、厳密に言えばNG。QUOカード分の3千円は経費として認められず、純粋な宿泊費のみが出る。しれっと1万円の領収書を出して、あとでQUOカードのことがばれたら懲戒対象になりかねない。

●カフェでひとり仕事をしながらコーヒーで一服したら?

Q:社内の喧騒から離れ、静かなカフェにノートPCを持ち込み、明日のプレゼンについて検討した。この場合、コーヒー代は経費として認められるだろうか?

A:実は、パソコンに向かってぼっちで仕事をしたのであっても、コーヒー代と茶菓1個くらいは会議費として経費にできる。ノマドワーカーのような個人事業主なら、これを経費に計上するのは問題ないが、会社勤めの人は必ず社内規定を確認すること。税務上は経費にしてもOKといっても、社の風紀上それはどうかと考えるところは多いはず。

●食堂でひとり仕事をしながら定食を食べたら?

Q:仕事が立て込んで昼食を食べる間もないくらいだが、お腹が減ってどうしようもないので、定食屋にノートPCを持ち込み、日替わりランチを頼んだ場合はどうだろうか?

A:仮にノマドワーカーであっても、食事になると話は全く変わる。これは個人的な支出となり、経費として認められない。ただし複数人が、定食屋やレストランで食べながら打ち合わせをした場合は、会議費扱いにできる(これも社内規定を確認してから)。

●月々の電車通勤費はもらっているが、隠れツーキニストだったら?

Q:勤務先は自宅の最寄駅から駅3つ目の場所にあり、その分の電車通勤代を支給されていた。しかし、最近自転車を買い、運動がてら通勤にも使うようになった。しかし、依然として電車通勤費はもらっている。これはアリ?

A:社内規定よりけりで、「実費を支給する」となっていた場合はアウト。実費は生じていないのだから、支給額も当然ゼロとなる。自転車通勤に切り替えたことを報告せず、電車賃をもらい続けているのが露呈したら、懲戒対象になる。一方で、通勤手当として「公共交通機関の利用額を支給」という文言になっていれば、これは問題ない(が、やはり経理担当に確認したいところ)。

ちなみに定期券の区間内の取引先を訪問して、改めてこの分の電車賃を精算しようとした場合、これは二重計上となってしまうので注意。

●出張でたまったマイレージは?

Q:遠方への出張で飛行機を使ったときに、自分のマイレージカードでマイルを貯めたとする。飛行機代はもちろん会社の経費だが、果たして貯めたマイレージは、自由に使ってよいのだろうか?

A:原則論でいえば、会社の経費から派生したマイレージも会社のものになる。が、煩雑な手続きを避けるため、あえてうるさいことを言わない会社もあるし、社内規定で「マイレージは、次の出張で使うこと」と明示している会社もある。規定があるか確認し、ない場合はマイルの私的利用はOKかを経理部にきくのがベスト。

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参考資料:
『経理部は見ている。』(楠木新/日本経済新聞出版社)
『経費になる領収書 ならない領収書がよくわかる本』(村田栄樹/ソーテック社)
Legalusウェブサイト

文/鈴木拓也
老舗翻訳会社の役員をスピンオフして、フリーライター兼ボードゲーム制作者に。英語圏のトレンドやプロダクトを紹介するのが得意。

※記事内のデータ等については取材時のものです。

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